La destruction d’archives, ce n’est pas juste jeter des papiers, c’est une étape clé de la gestion documentaire d’une entreprise. Elle permet d’éliminer, de façon sécurisée et traçable, les dossiers arrivés en fin de vie : documents papier, données numériques, supports sensibles…
En respectant les durées légales de conservation et en passant par un prestataire spécialisé, vous protégez les données personnelles, limitez les risques de fuite d’information, gagnez de la place et réduisez vos coûts de stockage, tout en intégrant une vraie dimension environnementale via le recyclage.
Purity Corp, notre entreprise de destruction d’archives à Lyon vous présente les points clés :
- Sécurité des données
- Respect des obligations légales
- Gain de place et de temps
- Traçabilité via certificat
- Recyclage et éco-responsabilité
Table des matières
En quoi consiste l’élimination de documents archivés ?
L’élimination d’archives consiste à faire disparaître des documents, soit en les détruisant physiquement, soit en les rendant impossibles à lire. Cette opération répond généralement à des besoins de confidentialité, de gain de place ou au respect des règles internes et légales de conservation.
Elle s’anticipe en appliquant les durées de conservation prévues par la réglementation.
Pour quelles raisons faut-il éliminer ses anciens dossiers ?
Supprimer régulièrement ses vieux dossiers fait partie d’une vraie politique de gestion documentaire : on garde uniquement les informations utiles et à jour, ce qui simplifie le travail au quotidien.
C’est aussi une exigence juridique. De nombreux textes imposent l’élimination de certains documents, en particulier ceux contenant des données personnelles. Détruire ces archives limite les risques de fuite d’informations, de fraude ou d’usurpation d’identité.
Autre enjeu : le coût. Moins de cartons et de fichiers stockés, c’est moins de mètres carrés à consacrer aux archives et moins de ressources pour les gérer.
Enfin, la destruction contrôlée s’inscrit dans une démarche environnementale : le papier part en filière de recyclage et la suppression des données numériques contribue à réduire la consommation énergétique liée aux serveurs de stockage.
De quelle manière s’effectue l’élimination des archives ?
La destruction d’archives se prépare en plusieurs étapes.
On commence par un tri minutieux : repérer les dossiers arrivés en fin de durée légale ou devenus inutiles, en distinguant bien les documents sensibles de ceux qui ne le sont pas. Cette vérification évite d’éliminer des pièces qui doivent encore être conservées.
Vient ensuite le choix du mode de destruction :
- broyage, incinération ou déchiquetage pour le papier,
- effacement sécurisé, démagnétisation ou destruction du support pour les archives numériques.
Le spécialiste mandaté procède alors à l’élimination sécurisée et remet au client un certificat attestant que l’opération a été menée dans les règles.
Comme la procédure doit être irréprochable, il est préférable de confier cette mission à un professionnel du nettoyage expérimenté.
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À quoi correspond un certificat attestant l’élimination d’archives ?
Lorsqu’une entreprise fait détruire ses dossiers sensibles, une attestation officielle est remise à l’issue de l’intervention.
Ce certificat de destruction permet de prouver que l’opération a bien été réalisée par un prestataire habilité et d’en garder la trace.
On y trouve notamment :
- la date de l’élimination,
- la nature des documents traités,
- le volume approximatif détruit,
- l’identité de la société qui a réalisé la prestation.
Ce document engage la responsabilité du destructeur et sécurise l’entreprise sur la bonne exécution de la destruction.
Les documents détruits sont-ils ensuite recyclés ?
Certaines entreprises intègrent la dimension environnementale à ses services : les dossiers éliminés ne finissent pas à la poubelle, mais repartent dans une filière de recyclage du papier.
En externalisant leurs archives, les entreprises sécurisent la destruction de leurs documents tout en soutenant une démarche de développement durable.
Pourquoi demander un devis pour éliminer vos dossiers archivés ?
Pour consulter, retrouver ou éliminer des documents, il est essentiel pour une entreprise de s’appuyer sur un professionnel de l’archivage. L’intérêt est encore plus grand lorsqu’il propose une gestion complète, avec la destruction et la confidentialité.
En déléguant vos dossiers à un spécialiste, vous vous affranchissez totalement des contraintes liées au stockage et au suivi. N’hésitez pas à solliciter un devis sur mesure pour la prise en charge physique de vos archives.