En copropriété, l’entretien des parties communes repose sur deux documents essentiels : le cahier des charges, qui fixe les prestations attendues, et le carnet d’entretien, qui retrace l’historique et les contrats de l’immeuble.
Bien rédigés, ils garantissent transparence, efficacité et suivi rigoureux de la gestion. Ce guide complet vous aide à comprendre leur utilité et leur contenu.
À découvrir avec Purity, notre entreprise de nettoyage à Lyon :
- Cahier des charges défini
- Contenu du carnet obligatoire
- Règles légales à respecter
- Organisation des prestations
- Rôle du syndic et suivi
Table des matières
Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour une copropriété ?
Le cahier des charges est le document de référence qui fixe, noir sur blanc, l’organisation de l’entretien et de la maintenance des parties communes : prestations attendues, fréquences, niveaux de qualité, responsables et prestataires.
Il sert d’appui au syndic et au conseil syndical pour piloter les interventions et contrôler la bonne exécution.
- Il récapitule les travaux réalisés et recense les contrats de maintenance en cours.
- Document clé pour un acheteur : il peut être demandé au notaire, qui s’adresse ensuite au syndic.
- Un carnet incomplet révèle une gestion perfectible ; la responsabilité contractuelle du syndic peut être engagée et son mandat contesté.
En résumé : cahier des charges = ce qu’il faut faire (cadre opérationnel) ; carnet d’entretien = ce qui a été fait (historique et contrats).
Que contient généralement un programme d’entretien pour votre immeuble ?
Un programme d’entretien met noir sur blanc quoi faire, où, quand et avec quels moyens. Il cartographie les espaces, fixe le niveau d’exigence et organise les passages pour éviter les oublis et limiter les nuisances pour les résidents.
Objectif : des parties communes propres, sûres et accueillantes, avec un budget lisible et des résultats faciles à contrôler. Voici l’essentiel à y faire figurer :
- Périmètre & objectifs : adresse, surfaces, nombre de niveaux, usage des locaux ; buts recherchés (hygiène, image, confort, exigences sanitaires).
- Découpage en zones : hall, paliers/escaliers, ascenseurs, sanitaires, local/abri poubelles, cours/abords, parkings, locaux techniques.
- Tâches par zone : dépoussiérage, lavage manuel ou mécanisé, vitrerie, désinfection, vidage des corbeilles, nettoyage interrupteurs/poignées, rails d’ascenseur, métalleries, etc.
- Fréquences & créneaux : quotidien / hebdomadaire / mensuel / trimestriel / annuel + plages de passage (avant 8h30, après 18h, ou selon contraintes).
- Moyens & produits : chariot, aspirateur, autolaveuse, microfibres ; produits adaptés aux surfaces, idéalement écolabellisés.
- Conditions & sécurité : accès (codes, badges), confidentialité, zones sensibles (alarmes, serveurs, mobilier fragile), prévention des risques.
- Contrôle & traçabilité : indicateurs simples (propreté visible, odeurs, consommables), fiches de passage, contrôles réguliers avec le syndic.
- Données pour chiffrage : types de sols, surfaces, nombre de logements/étages, contraintes d’accès et particularités techniques.
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Est-il obligatoire de réaliser un cahier des charges pour une copropriété ?
Non. Aucune obligation légale n’impose un cahier des charges à la copropriété. Ce que la loi SRU n°2000-1208 rend obligatoire depuis 2000, c’est le carnet d’entretien de l’immeuble, que le syndic professionnel doit tenir à jour.
En pratique, le cahier des charges reste fortement recommandé : il cadre les prestations (périmètre, fréquences, niveaux de service), facilite la comparaison des devis et sert de référence pour piloter le contrat.
Quels éléments obligatoires doivent figurer dans le carnet d’entretien de la copropriété ?
Le carnet d’entretien rassemble les informations clés de l’immeuble et de sa gestion. À minima, il doit contenir :
- Identité de la résidence
- Nom et adresse de l’immeuble
- Données de construction (année, promoteur/maître d’ouvrage)
- Références du règlement de copropriété (date, notaire)
- Nombre et nature des lots
- Date de la dernière assemblée générale
- Gestion & accès
- Coordonnées du syndic (nom, adresse, début/fin de mandat, contact du gestionnaire)
- Informations sur le conseil syndical (membres, fonctions, contacts)
- Références du compte bancaire séparé du syndicat
- Modalités d’accès à la résidence (codes, badges…)
- Technique & conformité
- État général du bâti
- Chauffage et performance énergétique
- Historique des diagnostics techniques réalisés
- Contrôles réglementaires des équipements (ascenseurs, dispositif piscine, etc.)
- Assurances, contrats & travaux
- Polices d’assurance (multirisque immeuble, dommages-ouvrage)
- Ensemble des contrats de maintenance en cours
- Historique des travaux importants effectués
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Où peut-on consulter le carnet d’entretien de l’immeuble ?
Vous pouvez le consulter sur l’extranet du syndic, dans l’espace copropriétaire mis à disposition par le syndic professionnel. La mise en ligne est obligatoire pour les syndics professionnels afin de faciliter l’accès des copropriétaires ; elle ne s’applique pas aux syndics bénévoles ou non professionnels.
À quoi sert un cahier des charges pour l’entretien des parties communes de votre immeuble ?
Rédiger un cahier des charges fixe un cadre précis pour l’entretien des parties communes : périmètre, tâches attendues, niveaux de service et fréquences.
Ce document transforme vos besoins en critères mesurables, facilite la comparaison des offres et permet aux prestataires de proposer un devis vraiment ajusté. Plus il est clair, précis et complet, plus le prix et les moyens sont calibrés au juste besoin — et il sert ensuite de référence de suivi et de contrôle du contrat.
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Avec Purity, vous confiez l’entretien de votre immeuble lyonnais à une équipe fiable, régulière et contrôlée. Notre priorité : des parties communes impeccables et sûres, en phase avec les attentes du syndic, du conseil syndical et des copropriétaires.
Avant tout chiffrage, nous réalisons une visite technique sur site pour recenser les zones, contraintes d’accès et fréquences idéales ; cette étape garantit un devis précis et des prestations vraiment adaptées à votre résidence.
Nos interventions clés pour les copropriétés à Lyon :
- Entretien courant des parties communes : halls, escaliers, paliers, ascenseurs, vitrerie.
- Gestion des déchets : sortie/rentrée des bacs, nettoyage et désinfection du local poubelles.
- Prestations ciblées : désinfection, remise en état après travaux ou sinistre, soin des métalleries et sols.
- Planning modulable : passages quotidiens, hebdomadaires ou ponctuels, selon l’usage de l’immeuble.
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